しがとせかい

受託案件とりすぎ要注意!業務把握が難しいときにオススメの方法。

ありがたいことに、毎月WEB制作の受託案件を頂いております。今でいうと大体30案件ぐらいが始まりたてのものから終わりたてのものまで同時進行中となります。

これを一人でディレクションから納品までしようとすると無理ゲー(それすると一人ブラック会社状態になる。)になるのですが、管理側&制作側をしている現状だと、しっかりと管理していないと大変なことになるのが見えてくるので下記方法で管理しています。

同じ状況で困っている人達に届けばなーと。
あと自分用の振り返りとしても記事書いておきます。

受託案件が同時進行中で起こる問題を洗い出ししてみた。

WEB系の受託案件が起こりうる問題。カテゴリ別で出してみました。

1.製作開始直後

・提案書の確認、詰めが甘くなる。
・契約書、請求書をどの案件を送っているか
・入金状況
・スケジュール引きが出来ていない。

2.デザイン提案後

・コーディング業務が追いつかない
・文章内容の確認
・トップ、サブ、スマホサイトのデザインの質が低い
・システム部分の調整
・写真撮影
・撮影した素材の元ファイルへの差し替え

3.公開前

・サーチコンソール、GAなどの設定漏れ
・公開後の操作方法の説明書が作れていない
・本番サーバーの移行チェック漏れ
・メールシステムや更新システムのチェック漏れ
・修正内容の反映

4.公開後・納品時

・納品物の提出遅れ
・請求書が遅れていない、入金が確認できていない
・フォローメールの送信ができていない

ざっとこんな感じかな。僕がしている案件だと制作前から製作中、公開後についてのデザイン・コーディングはスタッフの方々にしてもらっているのですが打ち合わせは基本僕なので、それぞれの部分で進捗やチェックなどが遅れていくと業務が膨れ上がっていくので本当によくありません。
結果的に「チェック漏れによるリンク切れ、未修正公開」さらには「納品期限がずれる。」という問題になってきます。

 

オリジナルでシステム作り、毎日チェックしていくのに変えた。

納品期限を遅れないためにどうすべきか、更には求められた質のものを納品し、納品後の成果をウェブから出すためにはどうしたらいいかなどを考えた時に、色々な手法をとりました。
初期は紙や手帳に書いていたのですが、入れる情報に上限があったり、書き直す必要があるので大変な状況に。(あといちいち物を運ぶのも大変。)

続いてGoogleカレンダーとEvernoteで管理していたのですが、カレンダーが他のスケジュールとも混在したり、進捗具合が測れなくなってデータ入れれば入れるほど大変な状況になりました。

途中からスプレッドシートで管理したのですが、それだと打ち合わせ内容などが共有できなかったり、タスクを出すのが大変なことになりました。

そうやって日々改善しつつも「そもそも自分は何に悩んでるんだっけ?」と振り返ると2つの問題をクリアするかでした。

納期を守る、さらに集客力のあるウェブサイトを提供する。

ウェブサイトは公開後放置すると一定以上のアクセスが伸びないので集客力のあるウェブサイトを作るには公開前の基本的なコンテンツ&作り込みが必要です。

そしてその後のフォローをしていくことが集客力にも、顧客満足度にも繋がっていきます。

そうすると管理すべきは 納期を守ることにまず徹することでした。さらには各案件に充てることができる時間を確保すること。

そこでその2つを管理するために、どうすればいいかを出した時に先程の各状態での改善点を出てきます。

1.製作開始直後

・提案書の確認、詰めが甘くなる。→チェックボタンを作り、視覚的に抜けている箇所をわかりやすくする
・契約書、請求書をどの案件を送っているか→チェックボタンを作り、視覚的に抜けている箇所をわかりやすくする
・入金状況→freeeと連動し、抜けている部分をシステム的に管理
・スケジュール引きが出来ていない。→案件を入れる時にスケジュールを自動生成し、各週毎に終わらせるべき内容を一覧にする

2.デザイン提案後

・コーディング業務が追いつかない→複数案件のスケジュールからどこに差し込めるかを確認。
・文章内容の確認→各ページのチェック機能を作成
・トップ、サブ、スマホサイトのデザインの質が低い→優先度が高い案件を把握、その案件に人的リソースをあてる
・システム部分の調整→システム班を用意
・写真撮影→写真撮影班を用意
・撮影した素材の元ファイルへの差し替え→デザイナー側に担当してもらい、変更する内容を共有できるようにする

3.公開前

・サーチコンソール、GAなどの設定漏れ→チェックボタンを作り、視覚的に抜けている箇所をわかりやすくする
・公開後の操作方法の説明書が作れていない→テンプレートを作り、使い回しができるようにする
・本番サーバーの移行チェック漏れ→チェックボタンを作り、視覚的に抜けている箇所をわかりやすくする
・メールシステムや更新システムのチェック漏れ→チェックボタンを作り、視覚的に抜けている箇所をわかりやすくする
・修正内容の反映→コーディング業務側に変更する内容を共有する

4.公開後・納品時

・納品物の提出遅れ→チェックボタンを作り、視覚的に抜けている箇所をわかりやすくする
・請求書が遅れていない、入金が確認できていない→チェックボタンを作り、視覚的に抜けている箇所をわかりやすくする
・フォローメールの送信ができていない→公開後のスケジュールから定期的にリマインダを出すようにする

僕の場合は、これらを既存のシステムでやるよりも「作った方が早くない?」となり、Laravelで作りました。

結果的に、全案件の回収が見えたり、情報を一元化することができたので、参考ファイルの保管も行えるようになっています。

またシステムを作っても使わないと意味がないので、日常使いができるように、毎日のチェックリスト、更には進捗管理の部分も作成したりします。

 

案件が回っていない不安は「納品までのスケジュール」が見えていないから。


案件が多く有ると、次に迫ってくる不安。それはしっかり期限までに納品ができるかどうかです。

逆にそれが見えてくると、あとは業務をコツコツ進めたり案件を振り分けていくだけなので、なんとかしていくことが出来ます。

一人だけではなく、スタッフさんも増えていくるとかなり大切になっていく業務管理システム。

僕の場合は自作で回す事ができましたが、最近はfreeeなどでも管理システムが出ていたりするので活用してみるといいかもです。